Cel 3:

Będziemy podejmować współpracę z dostawcami i kontrahentami, opierając się na przejrzystych zasadach, uwzględniając kryteria społeczne i środowiskowe oraz prawa człowieka.

Szerokie spektrum działania powoduje, że Grupa TAURON musi dbać o stałe monitorowanie i ulepszanie wewnętrznych standardów i regulacji dotyczących systemu doboru dostawców.

W 2013 r. osiągnęliśmy założony cel. 
C 
  • Zdefiniowaliśmy kryteria wyboru dostawców. Nasz system kwalifikacji uwzględnia kryteria społeczne i środowiskowe;
  • Wprowadziliśmy procedury audytu kluczowych dostawców;
  • Zwiększamy efektywność procesów zakupowych poprzez ich centralizację.

Zbudowaliśmy podwaliny systemu odpowiedzialnego zarządzania w łańcuchu dostaw.

W trosce o przejrzystość zasad współpracy z partnerami biznesowymi wszystkie spółki Grupy TAURON przyjęły transparentne zasady wyboru kontrahentów. Od 2011 r. objęte są Zasadami współpracy w Obszarze Zarządczym Zakupów, Dostaw i Usług w Grupie TAURON. Dokument ten definiuje wszystkie procesy zakupowe – od planowania przez konsolidację zakupów i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień oraz budowę strategii zakupowych po uprawnienia i odpowiedzialność zespołów zakupowych – z uwzględnieniem kryteriów społecznych i środowiskowych naszych partnerów biznesowych. Dodatkowo Grupa TAURON wprowadziła procedury audytu kluczowych dostawców pod kątem przestrzegania zapisów zawartych w umowie, wyniku zrealizowanych prac i jakości współpracy. Niektóre spółki przyjęły dodatkowo własne dokumenty, uwzględniające specyfikę ich działalności i uszczegóławiające zasady współpracy z partnerami. Na przykład w TAURON Polska Energia obowiązuje Regulamin udzielania zamówień obejmujący wszystkie zasady dotyczące zakupów. Zasady współpracy w Obszarze Zarządczym Zakupów Dostaw i Usług dotyczą z kolei relacji między centralą a poszczególnymi spółkami Grupy. W TAURON Wytwarzanie została przeprowadzona analiza stosowanych kryteriów wyboru dostawców, dokonana aktualizacja wewnętrznych regulaminów związanych z procedurami udzielania zamówień i na tej podstawie opracowano wymagania w zakresie kryteriów wyboru dostawców. Stworzone zostały też listy kwalifikowanych dostawców, które uwzględniają kryteria społeczne i środowiskowe. Aby każdy pracownik biorący udział w procesach zakupowych kierował się jednolitymi zasadami, wprowadzono Kodeks etyki organizacji zakupowej Grupy TAURON i podręcznik kupca. Przestrzeganie zasad pozwala prowadzić procesy zakupowe i upewnia akcjonariuszy, dostawców,  klientów oraz otoczenie biznesowe o profesjonalizmie i uczciwości pracowników Grupy TAURON.  Postępowanie niezgodne z zasadami określonymi w kodeksie jest uznawane za istotne naruszenie obowiązków pracowniczych lub służbowych.

Ponadto, w ramach programu poprawy efektywności w Grupie TAURON wprowadziliśmy na lata 2013–2015 drugi już projekt centralizacji procesów zakupowych. Zakupy skonsolidowane obejmują m.in. takie dziedziny, jak IT, usługi telefonii komórkowej, ubezpieczenia, sprzątanie czy zakup paliw. Do takich zakupów Grupa TAURON przygotowuje się, prowadząc rzetelne rozpoznanie rynku dostawców i opracowując strategie zakupowe. Pracownicy zespołów zakupowych Grupy TAURON rozmawiają z dostawcami i m.in. analizują przedmioty zakupu pod kątem potrzeb Grupy, warunki udziału w postępowaniu, całkowity koszt posiadania (TCO), możliwości logistyczne dostawców. Aby podwyższyć kompetencje i wiedzę pracowników komórek zakupowych w poszczególnych spółkach Grupy TAURON, Departament Zakupów TAURON Polska Energia zorganizował i przeprowadził w 2013 r. wiele szkoleń wewnętrznych. Wszystkie dotyczyły procesów zakupowych – technik badania rynku, szacowania TCO, możliwości konfigurowania aukcji elektronicznych. Nowe podejście do przygotowania i przeprowadzania procesów zakupowych zaowocowało wzrostem średniej liczby ofert składanych w postępowaniach.

Grupa TAURON dysponuje także specjalnym systemem informatycznym – centralną platformą zakupową SWOZ, która wspiera proces zakupowy: od planowania na poziomie spółek zaczynając, przez przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, na zawieraniu umów i ocenie dostawców kończąc. W 2013 r. zainicjowany został proces elektronicznego składania ofert w postępowaniach niepublicznych za pośrednictwem platformy zakupowej SWOZ. W ramach Grupy TAURON pilotażowo przeprowadzono ok. 350 takich procedur. Średnia liczba ofert uzyskanych drogą elektroniczną jest o 25 proc. wyższa niż tych składanych tradycyjnie, w formie papierowej. Ucyfrowienie procesu składania ofert przyniosło oszczędności średnio na poziomie ok. 6 proc. w stosunku do szacowanej wartości zamówienia. Platforma zakupowa SWOZ to także ułatwienie dla dostawców, którzy w dowolnym momencie mogą się na niej zarejestrować, określając własny profil prowadzonej działalności gospodarczej i możliwości dostawcze. W ten sposób powstaje baza potencjalnych dostawców Grupy TAURON. W drugim  półroczu 2013 r. średnia liczba dostawców, którzy zarejestrowali się samodzielnie – nie w wyniku postępowania przetargowego – wyniosła 400. Jest to wzrost o 100 proc. w stosunku do pierwszego półrocza 2013 r. Zakładamy, że duża część postępowań zakupowych w Grupie TAURON będzie przeprowadzana drogą elektroniczną. Dlatego planujemy cykl szkoleń dla dostawców w zakresie obsługi platformy zakupowej SWOZ. W ten sposób chcemy przekonać i zachęcić kontrahentów, a szczególnie mniejszych dostawców, do składania ofert drogą elektroniczną.

Wyraźnie widzimy, że centralizacja procesów zakupowych i szeroki zakres działań zakupowych poszczególnych spółek Grupy TAURON wymagają jednolitej standaryzacji. Dlatego planujemy w 2014 r. opracowanie wspólnego regulaminu udzielania zamówień w Grupie TAURON, który zastąpi obecnie funkcjonujące regulacje w poszczególnych spółkach. Planowane jest również opracowanie koncepcji funkcjonowania systemu informatycznego, w którym odbywać się będzie kwalifikacja i ocena wykonawców współpracujących z poszczególnymi spółkami Grupy. W 2014 r. pragniemy kontynuować podjęte zmiany organizacji zakupów, skupiając się na standaryzacji procesu zakupowego i poprawie jego efektywności. W planach na 2014 r. mamy także udzielenie skonsolidowanych zamówień publicznych w Grupie TAURON, m.in. na sprzątanie obiektów, ochronę majątku, ubezpieczenia na życie pracowników czy cash pooling.